La migration vers l’environnement cloud est un défi et en même temps un puissant moteur de développement pour les entreprises et les institutions du monde entier. En mars de cette année, l’université Kozminski a achevé une autre étape du processus de migration, qui est l’une des plus grandes mises en œuvre de l’infrastructure cloud Azure dans le domaine de l’éducation en Europe.
Pour être en cloud uniquement
Des processus plus rapides, une plus grande flexibilité, l’indépendance et la sécurité ne sont que quelques exemples des facteurs qui motivent la décision de déplacer l’infrastructure informatique vers le cloud. Mais avant d’en arriver là, il faut d’abord prendre une décision et se préparer au changement et au processus de migration qui, souvent divisé en plusieurs étapes, prend plusieurs années. Dans le cas de l’université Kozminski, ce processus a démarré en 2016 et a été divisé en plusieurs phases de déplacement progressif d’éléments individuels du back-office informatique vers l’environnement Azure Au début de la pandémie, lorsqu’il a fallu passer rapidement à l’enseignement à distance, l’université a commencé à utiliser Azure Virtual Desktop, et dans le même temps, les classes et les laboratoires ont migré vers le cloud. D’autres serveurs ont été transférés, tels que les serveurs de la bibliothèque ou les serveurs web, et tous les nouveaux services ont été créés dans l’espace évolutif Azure.
Lors d’une phase achevée en mars, l’université a gagné 20 machines virtuelles Azure pour rationaliser les processus internes de l’institution. « Grâce au projet récemment achevé, les cours standards et en laboratoire se déroulent dans l’environnement Azure Virtual Desktop, et tous les services utilisés par les étudiants pendant les cours sont disponibles sur le cloud » explique Bartosz Kwiatkowski, directeur technique chez Senetic, qui était responsable de l’ensemble du processus de migration. « Les cours avec les étudiants peuvent se dérouler indépendamment de ce qui se passe hors ligne, un étudiant peut se connecter depuis n’importe quel appareil et n’importe où. Les étudiants ont une flexibilité totale, les ordinateurs portables peuvent être empruntés à l’université ou ils peuvent travailler sur leurs propres appareils », ajoute M. Kwiatkowski.
Azure permet de développer de nouvelles applications beaucoup plus rapidement, car il n’est pas nécessaire de préparer une infrastructure sur place. « Tous les nouveaux services, comme les dossiers des étudiants, sont déjà créés dans l’environnement en cloud », explique Tomasz Stojek, directeur des services techniques chez Senetic. « L’université abandonne la documentation papier, ce qui rend les processus plus rapides, plus écologiques et beaucoup plus flexibles. Les files d’attente devant le bureau à l’université et les tamponnages ou impressions de documents appartiennent au passé, ce qui se traduit par un plus grand confort et un gain de temps », ajoute M. Stojek.
Sécurité et flexibilité
Les clients de Senetic apprécient un certain nombre d’avantages liés au passage au cloud, notamment la facilité d’accès aux données, la sauvegarde, la flexibilité de la puissance du système et la sécurité. « La localisation des données sur le cloud permet aux utilisateurs autorisés d’accéder à distance au contenu, ce qui ne pèse pas sur l’infrastructure informatique de l’Académie », explique Dariusz Wronikowski, directeur informatique de l’université Kozminski. « La possibilité de transférer des services entre les utilisateurs institutionnels du cloud offre une sécurité supplémentaire en cas de menace terroriste ou de guerre. Une telle sauvegarde globale garantit qu’aucune donnée ne sera perdue », ajoute M. Wronikowski Les opérations quotidiennes d’une université sont largement basées sur la saisonnalité, ce qui rend nécessaire l’engagement de grandes capacités de systèmes informatiques à certains moments et pas à d’autres. Avec Azure, il est possible d’adapter les ressources à l’augmentation du trafic et de réduire la consommation d’énergie et les coûts lorsque l’intérêt est moindre. « Avec la transformation numérique et la numérisation d’un plus grand nombre de processus à l’université, Azure offre la possibilité d’augmenter l’espace de stockage pour des services spécifiques sans avoir à remplacer le matériel ou à acheter des disques durs supplémentaires. C’est extrêmement important dans le contexte de la nécessité de stocker des documents pendant 50 ans », ajoute Dariusz Wronikowski.
L’environnement en cloud a également changé la perspective des étudiants, en leur donnant un incroyable sentiment de liberté, de flexibilité et d’indépendance. « J’ai tout ce dont j’ai besoin pour étudier à n’importe quel moment de la journée, n’importe quel jour de la semaine et pratiquement n’importe où dans le monde », déclare Karol, étudiante à l’université Kozminski. « Je peux effectuer toutes les petites tâches administratives au bureau du doyen à distance et j’ai également accès à tout mon historique. Grâce à l’application Microsoft Teams, je peux accéder aux documents de cours. Aujourd’hui, même les situations extrêmes, comme une pandémie, n’empêchent pas d’étudier, et l’enseignement à distance s’avère être un aussi bon moyen de transmettre des connaissances qu’un cours dans de classe. De plus, cela nous permet de nous familiariser avec les outils informatiques dans la pratique, qui sont désormais une référence en matière de gestion », ajoute Karol.
L’un des grands avantages de la digitalisation et de la possibilité d’un apprentissage à distance ou hybride est également la réduction des coûts pour les étudiants (par exemple, la consommation d’électricité dans les salles de classe) et pour les enseignants (coût du transport ou de la location d’un appartement). La technologie est une opportunité pour les entités privées et publiques modernes de garder une longueur d’avance sur la concurrence, mais aussi d’établir des tendances basées sur un plus grand confort et une plus grande flexibilité de travail.
Une passerelle vers de bien plus grandes possibilités
Le cloud crée un environnement permettant aux entreprises et aux institutions de fonctionner beaucoup plus aisément, mais c’est aussi un portail vers des opportunités de croissance et de transformation numérique encore plus grandes. Il est la clé de la mise en œuvre d’autres solutions révolutionnaires et de transformations plus avancées. Pour les leaders du marché, la transformation numérique fait partie intégrante de leur stratégie de croissance. « De manière cohérente, depuis de nombreuses années, nous mettons en œuvre des solutions informatiques modernes qui ont prouvé leur valeur dans le monde entier », déclare Grzegorz Mazurek, recteur de l’université des sciences appliquées Kozminski. « L’enseignement supérieur, en raison de ses nombreux liens – dans le domaine des échanges scientifiques et didactiques, du recrutement, des processus d’accréditation, etc. – est aujourd’hui de nature réseau et globale..est aujourd’hui de nature globale et partagée. En tant qu’université mettant l’accent sur l’ESR, nous testons l’utilité des nouvelles solutions sous cet angle également. Azure répond à ces critères. Les solutions de cloud computing pour la gestion des ressources d’information offrent aux étudiants et aux professeurs, qui effectuent des stages et étudient à l’étranger, un accès précieux et sécurisé aux ressources de connaissances de leur université. Je tiens à souligner qu’il ne s’agit pas seulement de ressources administratives ou scientifiques, mais aussi du sentiment d’identité, du lien avec son Alma Mater depuis n’importe quel endroit du monde, à tout moment », ajoute Grzegorz Mazurek.
Dans le cas de l’université Kozminski, le cloud est également devenu une prise pour la création, entre autres, d’une salle d’apprentissage hybride moderne, qui permet aux étudiants de participer commodément aux cours, en étudiant à la fois sur place et à distance. La salle est équipée de trois caméras qui montrent des images de la salle, de l’enseignant et du tableau noir. « L’idée est que les solutions employées ne modifient pas le mode de cours : le professeur se tient debout devant le tableau et l’équipement de téléconférence intégré permet de mener des cours sans écouteurs ni microphones supplémentaires. Dans les deux modes, les étudiants peuvent voir ce qui est écrit au tableau et entendre le professeur », explique Tomasz Stojek de Senetic, la société responsable de la mise en œuvre. « De plus, le professeur ne couvre pas le tableau lorsqu’il écrit, l’image du tableau apparaît devant lui, exposant la transcription complète aux étudiants à distance », ajoute Stojek.
Ce n’est qu’un des nombreux exemples du potentiel des technologies modernes et de leur impact réel sur le fonctionnement des entreprises et des institutions. La mise en œuvre de solutions de cloud computing marque le début d’une révolution numérique qui entraîne une accélération significative des processus internes. Les leaders du marché le constatent et, avec un tel moteur supplémentaire, ils dépassent la concurrence.
Regardez la vidéo sur notre mise en œuvre à l’Université Kozminski :
